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Dématérialiser la comptabilité d'un freelance

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Écrit par admin   
Mercredi, 29 Janvier 2020 10:10

Vous êtes freelance, la comptabilité, ce n’est pas votre truc et vous n’avez surtout pas envie de changer d’habitude : un bon vieil expert-comptable, c’est plus rassurant. Mais la compta en ligne peut vous faire gagner de l’argent et du temps. 5 raisons de vous remettre en cause.

Raison n° 1 : cela coûte trop cher

Le seul coût important est le scanner, mais nous devrions tous en avoir un pour pouvoir envoyer des documents par courrier électronique - et en réalité, les clients s'attendent à des documents et des fichiers électroniques.

Les coûts des scanners ont baissé et peuvent être achetés à partir de 130€ chez la plupart des distributeurs, et un bon scanner qui fonctionne rapidement peut être acheté pour moins de 750 €. La plupart des principaux logiciels, QuickBooks et Intuit ProConnect™ Lacerte pour n'en citer que deux, permettent de lier vos documents scannés à des fichiers de données. Bien que ce service soit souvent assorti de frais de licence annuels facturés par l'éditeur de logiciels, ces frais sont généralement inférieurs à 300 € par an - et le service QuickBooks Attached Documents est gratuit pour les Conseillers ! comparez cela aux dollars payés pour le papier, le toner des photocopieurs, le stockage - et finalement le déchiquetage de toutes ces copies une fois qu'elles sont trop anciennes - et vous constaterez que la numérisation est bien moins coûteuse que la manipulation et la gestion du papier.

Raison n° 2 : cela ne semble pas sûr

A l'abri de ce que je vous demande ? Du vol, peut-être ? Une fois que quelqu'un s'introduit dans votre bureau, il sera beaucoup plus facile et rapide de trouver et de voler des dossiers papier que de pirater des mots de passe pour accéder à des documents stockés sur un ordinateur ou votre serveur. Si vous craignez que votre ordinateur ne tombe en panne, il est bien sûr facile d'y remédier en sauvegardant vos fichiers. Si ce n'est pas le cas, commencez ! Peut-être aujourd'hui ! Je sais que cela semble évident, mais je suis continuellement étonné du nombre de clients qui ne sauvegardent toujours pas leurs données de façon régulière. De nos jours, la plupart des services de sauvegarde en ligne coûtent moins de 100 € par an.

Raison n° 3 : je n'aime pas changer ma façon de faire les choses

Peu de gens l'admettraient, mais c'est vraiment la raison tacite pour laquelle beaucoup d'entre nous, qui sommes des comptables "plus expérimentés", n'ont pas encore fait le changement. Cet obstacle peut nécessiter un déplacement chez votre thérapeute local, mais permettez-moi de vous épargner cette peine. Devinez ce que... changer, c'est grandir, tant dans votre pratique que dans votre vie. Le changement est inévitable et c'est une bonne chose. Il est préférable de l'accepter. Vos profits augmenteront, tout comme votre bonheur.

Il reste donc une raison de plus qui, à mon avis, constitue le cœur du problème pour tout comptable qui décide de se passer de papier.

Raison n° 4 : à long terme, cela ne permettra peut-être pas de gagner du temps

Si les trois premières raisons peuvent facilement être démystifiées, cette raison mérite une certaine attention. Lorsque vous commencez à travailler paperless, nous comprenons tous qu'il vous faudra du temps pour mettre en place votre système et le faire fonctionner. C'est particulièrement vrai si vous souhaitez transférer les documents de l'année précédente dans votre nouveau système. Je ne suis pas sûr de le faire, mais même si vous ne faites que scanner vos documents de l'année suivante, il vous faudra au moins quelques heures, voire quelques jours, pour acheter le scanner, l'installer, charger et apprendre le système de gestion des logiciels que vous pourriez acheter, et former tout le monde.

La question clé est la suivante : si je consacre ce temps au départ, est-ce que je le récupère et même plus en faisant mon travail ?

La seule façon de le savoir est de le chronométrer, ce que j'ai fait, pour les deux plus grandes tâches auxquelles nous, les comptables, consacrons le plus de temps, à savoir la comptabilité et les déclarations d'impôts. Les résultats sont intéressants.

La comptabilité est-elle plus rapide dans un environnement paperless ? Oui ! Lorsque les factures arrivent par la poste pour vous ou vos clients, j'ai constaté que la numérisation prend moins de temps que le classement, mais pas beaucoup. Le véritable gain de temps se produit plus tard, lorsqu'un vendeur appelle et pose des questions sur une facture. Il faut beaucoup plus de temps pour se lever d'un bureau et fouiller dans les dossiers pour trouver la copie papier d'une facture que pour simplement cliquer dessus. Mes clients qui utilisent le service Tiime, un des premiers cabinet d’expert comptable en ligne, gagnent encore plus de temps car ils peuvent cliquer sur l'icône qui apparaît directement sur la fenêtre d'une facture pour voir le document associé sans avoir à le chercher du tout.

Est-il plus rapide de faire les déclarations d'impôts des particuliers dans un environnement paperless ? Pas vraiment ! Pour cela, je me suis concentré sur tous ces documents sources entrants. Il faut à peu près le même nombre de secondes pour copier un morceau de papier que pour en scanner un. Une fois numérisés, certains documents doivent être tournés pour apparaître à la verticale, ce qui prend encore plus de temps. Lors de la préparation de la déclaration, j'ai trouvé qu'il était plus lent de faire défiler et/ou de cliquer dans les PDF que de simplement feuilleter mes documents source copiés qui sont tous bien organisés dans le fichier client.

En fin de compte, je n'ai donc pas constaté de gain de temps. Je crois que c'est la raison pour laquelle beaucoup d'entre nous n'ont pas changé et vivent encore dans le monde du papier lorsqu'il s'agit de déclarations fiscales. Mais nous allons changer, un jour ou l'autre.

Un jour, vous serez paperless

Cela se produira pour l'une des deux raisons suivantes. Premièrement, les jeunes et les jeunes adultes d'aujourd'hui ont un bon sens de la technologie et sont respectueux de l'environnement. Ne pas passer à la technologie signifie bientôt risquer de paraître déconnecté et dépassé aux yeux de nos clients, ce qui n'est jamais bon pour les affaires. Je ne suis pas du genre à faire quelque chose simplement parce que tout le monde le fait, mais il est parfois nécessaire de rester compétitif.

Deuxièmement, j'espère que la technologie finira par nous fournir une meilleure raison de passer au numérique. La preuve en est le poinçonnage de la clé. Il existe déjà une technologie qui permet de transférer certaines informations du document source vers les écrans de saisie du logiciel. Une fois que cette technologie aura été perfectionnée de manière à pouvoir être utilisée sur presque tous les documents, le dématérialisation sera officiellement le moyen le plus rapide de traiter les déclarations fiscales.

D'ici là, je recommande au moins à vos clients de la comptabilité de se passer de papier. C'est plus rapide. Essayez-le d'abord sur le fichier de données de votre propre entreprise. Cela vous aidera à vous préparer à l'inévitable passage au zéro papier et vous fera gagner du temps. Il se trouve que c'est aussi assez cool. Si vous ne me croyez pas, essayez-le. Non seulement vous gagnerez en efficacité, mais vous aurez aussi du plaisir à travailler avec certaines des technologies les plus récentes.

Mise à jour le Mercredi, 29 Janvier 2020 10:17